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A. PARTE GENERAL

• A.1. EL GRUPO DHM

El Grupo Discovery Hotel Management, del que forman parte DISCOVERY FUND HOTEL MANAGEMENT I, S.A. (“Discovery FHMI”), con domicilio social en Largo Jean Monnet, 1, 7.º, 1269-068 Lisboa, Portugal, inscrita con el número único de matrícula y persona jurídica 515312738, y un conjunto de Unidades Hoteleras mejor identificadas aquí: www.dhmportugal.com, conjuntamente el “Grupo DHM”, actúa con el fin de salvaguardar la protección de los datos personales de sus Clientes en el contexto de los servicios que se les prestan a través de nuestras Unidades Hoteleras y de los Usuarios que visitan nuestros Sitios Web, es decir, información proporcionada por el Cliente o por el Usuario que permita al Grupo DHM identificarlos o contactarlos (“Datos Personales”).

En esta Política de Privacidad hemos reunido los principales puntos relativos al tratamiento de los datos personales de nuestros Clientes y Usuarios, garantizando así que proporcionamos la información necesaria de forma transparente, concisa y fácilmente comprensible, con el fin de cumplir las normas del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, sobre Protección de Datos (“RGPD”).

• A.2. ENTIDADES DEL GRUPO DHM RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Estancias en las Unidades Hoteleras

Por regla general, cuando un Cliente se dirige a una de nuestras Unidades Hoteleras, por ejemplo, a uno de los Octant Hotels, o a nuestros Hotels & Resorts, como el Monte Real Hotel o el Dolce Campo Real, son las Unidades Hoteleras las que le prestan los servicios asociados a la estancia en dichas Unidades Hoteleras y las que determinan de qué forma se tratan sus datos en el contexto de esos servicios. Así, siempre que reserves una estancia en una de nuestras Unidades Hoteleras, la entidad responsable del tratamiento de los datos necesarios para la prestación de servicios hoteleros y servicios asociados, como restaurantes, bares, uso de health clubs o Spas, gestión de contactos con Clientes, facturación y cobro, será la Unidad Hotelera que te preste dichos servicios.

Los Datos Personales recogidos y tratados para estas finalidades consisten en información relativa al nombre, género, fecha de nacimiento, teléfono, móvil, correo electrónico, dirección, número de identificación fiscal y datos de la tarjeta de crédito, recogidos únicamente a efectos de facturación, aunque podrán recogerse otros Datos Personales que puedan ser necesarios o convenientes para la prestación de servicios por parte de las Unidades Hoteleras.

Las Unidades Hoteleras también serán responsables del tratamiento de datos realizado para las finalidades de protección de personas y bienes y seguridad en las Unidades Hoteleras, mediante sistemas de videovigilancia.

En resumen, siempre que las Unidades Hoteleras traten Datos Personales deberán disponer de una base de legitimación para hacerlo, conforme se explica con mayor detalle en el capítulo B siguiente, de acuerdo con lo previsto en el RGPD.

En este contexto, las bases legales utilizadas por las Unidades Hoteleras para los tratamientos descritos anteriormente son las siguientes:

1. Finalidad: Gestión de reservas y contactos con clientes
   Base legal: Ejecución de una relación contractual
2. Finalidad: Prestación de servicios hoteleros
   Base legal: Ejecución de una relación contractual, consentimiento
3. Finalidad: Facturación y cobro
   Base legal: Cumplimiento de obligaciones legales
4. Finalidad: Videovigilancia
   Base legal: Interés legítimo, protección de personas y bienes

Por otro lado, en el ámbito de la puesta a disposición del Sitio Web alojado en www.evora.octanthotels.com y de los servicios y comunicaciones allí disponibles, Discovery FHMI es la entidad responsable del tratamiento de los Datos Personales de los Usuarios.

Por regla general, los Datos Personales se solicitan cuando te registras en el Sitio Web, solicitas un contacto o el envío de newsletters, te suscribes a un determinado Servicio, adquieres un producto o estableces una relación contractual con Discovery FHMI.

Discovery FHMI también recoge y trata información sobre tu hardware y software, así como información sobre las páginas que visitas dentro del Sitio Web. Esta información puede incluir tu tipo de navegador, nombre de dominio, horarios de acceso y los hipervínculos a través de los cuales has accedido al Sitio Web (“Información de Uso”). Esta información se utiliza únicamente para mejorar la calidad de la visita al Sitio Web.

Discovery FHMI tratará los Datos Personales de los Usuarios y la Información de Uso para las siguientes finalidades:

• Registro del Usuario en el Sitio Web;
• Informarte, cuando lo hayas solicitado, sobre nuevos productos y servicios disponibles en el Sitio Web o en las unidades hoteleras, ofertas y campañas especiales, información actualizada sobre la actividad de Discovery FHMI o de las unidades hoteleras del Grupo DHM y, en general, para fines de marketing de Discovery FHMI y de las unidades hoteleras del Grupo DHM, a través de cualquier medio de comunicación, incluido el soporte electrónico;
• Permitir el acceso a áreas restringidas del Sitio Web, de acuerdo con los términos previamente establecidos;
• Garantizar que el Sitio Web responda a tus necesidades, mediante el desarrollo y publicación de contenidos lo más adaptados posible a tus solicitudes y a tu tipo de Usuario, la mejora de las capacidades de búsqueda y funcionalidades del Sitio Web y la obtención de información agregada o estadística relativa al perfil tipo del Usuario, es decir, análisis de perfiles de consumo;
• Prestación de Servicios y otros servicios, como newsletters, encuestas de opinión u otra información o productos solicitados o comprados por ti;
• Grabación de las llamadas telefónicas que puedan realizarse en el marco de la relación contractual, tanto en la fase de formación del contrato como durante su vigencia.

En resumen, siempre que Discovery FHMI trate Datos Personales deberá disponer de una base de legitimación para hacerlo, conforme se explica con mayor detalle en el capítulo B siguiente, de acuerdo con lo previsto en el RGPD. En este contexto, las bases legales utilizadas por Discovery FHMI para los tratamientos descritos anteriormente son las siguientes:

1. Finalidad: Registro de Usuarios en el Sitio Web
   Base legal: Diligencias precontractuales, consentimiento
2. Finalidad: Información sobre productos y servicios disponibles en el Sitio Web, newsletters, encuestas de opinión
   Base legal: Consentimiento
3. Finalidad: Acceso a áreas restringidas del Sitio Web
   Base legal: Ejecución de una relación contractual
4. Finalidad: Mejora del funcionamiento del Sitio Web, adaptación de contenidos, seguridad y funcionalidades
   Base legal: Interés legítimo, mejora del servicio prestado a los Usuarios del Sitio Web
5. Finalidad: Grabación de llamadas
   Base legal: Consentimiento

• A.1. Canales de recogida de los datos

Discovery FHMI y las Unidades Hoteleras pueden, en función de las finalidades indicadas anteriormente, recoger Datos Personales de forma directa, es decir, directamente del Cliente o del Usuario, o de forma indirecta, es decir, a través de entidades colaboradoras o terceros. La recogida puede realizarse a través de los siguientes canales:

• Recogida directa: presencialmente, por teléfono, por correo electrónico y a través del Sitio Web;
• Recogida indirecta: a través de socios, empresas del Grupo DHM y entidades oficiales.

B. PRINCIPIOS GENERALES APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS DEL USUARIO

• B.1. GENERALES

En términos de principios generales, el Grupo DHM se compromete a garantizar que los Datos Personales que trata son:

• Objeto de un tratamiento lícito, leal y transparente en relación con los Clientes o Usuarios;
• Recogidos para finalidades determinadas, explícitas y legítimas, sin ser tratados posteriormente de una forma incompatible con dichas finalidades;
• Adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con las finalidades para las que son tratados;
• Exactos y actualizados siempre que sea necesario, adoptándose todas las medidas adecuadas para que los datos inexactos, teniendo en cuenta las finalidades para las que son tratados, sean suprimidos o rectificados sin demora;
• Conservados de una forma que permita la identificación de los Clientes o Usuarios únicamente durante el período necesario para las finalidades para las que los datos son tratados;
• Tratados de una forma que garantice su seguridad, incluida la protección contra el tratamiento no autorizado o ilícito y contra su pérdida, destrucción o daño accidental, adoptándose las medidas técnicas u organizativas adecuadas.

Los tratamientos de datos efectuados por el Grupo DHM son lícitos cuando se verifique al menos una de las siguientes situaciones:

• El Cliente o Usuario ha dado su consentimiento explícito para el tratamiento de sus Datos Personales para una o más finalidades específicas;
• El tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato en el que el Cliente o Usuario es parte, o para diligencias precontractuales a solicitud del Usuario;
• El tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación jurídica a la que esté sujeto el Grupo DHM;
• El tratamiento es necesario para la defensa de intereses vitales del Cliente o Usuario o de otra persona física;
• El tratamiento es necesario para los fines de los intereses legítimos perseguidos por el Grupo DHM o por terceros, salvo que prevalezcan los intereses o derechos y libertades fundamentales del Cliente o Usuario que requieran la protección de los datos personales.

El Grupo DHM se compromete a garantizar que el tratamiento de los Datos Personales del Cliente o Usuario se realice únicamente en las condiciones enumeradas en esta Política de Privacidad y respetando los principios antes mencionados.

Cuando el tratamiento de los Datos Personales del Cliente o Usuario sea realizado por el Grupo DHM sobre la base del consentimiento, tienes derecho a retirar tu consentimiento en cualquier momento. No obstante, la retirada del consentimiento no compromete la licitud del tratamiento efectuado por el Grupo DHM sobre la base del consentimiento previamente otorgado por ti.

El período durante el cual los datos se almacenan y conservan varía en función de la finalidad para la que se trata la información.

En efecto, existen requisitos legales que obligan a conservar los datos durante un período mínimo. Así, siempre que no exista una exigencia legal específica, los datos serán almacenados y conservados únicamente durante el período mínimo necesario para las finalidades que motivaron su recogida o su posterior tratamiento, tras lo cual serán eliminados.

• B.2. USO DE COOKIES

Este sitio web utiliza cookies. Utilizamos cookies para personalizar contenido y anuncios, proporcionar funcionalidades de redes sociales y analizar nuestro tráfico. También compartimos información sobre tu uso del sitio con nuestros socios de redes sociales, publicidad y análisis, quienes pueden combinarla con otra información que les hayas proporcionado o que hayan recogido a partir de tu uso de sus respectivos servicios.

Las cookies son pequeños archivos de texto que pueden ser utilizados por los sitios web para hacer que la experiencia del usuario sea más eficiente.

La ley establece que podemos almacenar cookies en tu dispositivo si son estrictamente necesarias para el funcionamiento de este sitio. Para todos los demás tipos de cookies necesitamos tu permiso.

Este sitio utiliza distintos tipos de cookies. Algunas cookies son colocadas por servicios independientes que aparecen en nuestras páginas.

Puedes cambiar o retirar tu consentimiento en cualquier momento desde la Declaración de Cookies en nuestro sitio web, en el footer de nuestro sitio web.

Tu consentimiento se aplica a los siguientes dominios: www.octanthotels.com

Consulta nuestra Política de COOKIES en el menú correspondiente que encontrarás al final de la página.

C. COMUNICACIÓN DE DATOS

Entidades encargadas del tratamiento

En el marco del tratamiento de los Datos del Usuario, Discovery FHMI o las Unidades Hoteleras recurren o podrán recurrir a entidades terceras, subcontratadas por ellas, para que, en nombre de Discovery FHMI o de las Unidades Hoteleras, y de acuerdo con las instrucciones dadas por estas, procedan al tratamiento de los Datos Personales del Cliente o Usuario, en estricto cumplimiento de lo dispuesto en la ley y en la presente Política de Privacidad.

Estas entidades subcontratadas no podrán transmitir los Datos Personales de los Clientes o Usuarios a otras entidades sin que Discovery FHMI o las Unidades Hoteleras hayan dado, previamente y por escrito, autorización para ello, quedando asimismo impedidas de contratar a otras entidades sin autorización previa de Discovery FHMI o de las Unidades Hoteleras.

Discovery FHMI y las Unidades Hoteleras asumen el compromiso de subcontratar únicamente entidades que presenten garantías suficientes de ejecución de las medidas técnicas y organizativas adecuadas, con el fin de asegurar la protección de los derechos del Usuario. Todas las entidades subcontratadas por Discovery FHMI o por las Unidades Hoteleras quedan vinculadas a estas mediante un contrato escrito en el que se regulan, en particular, el objeto y la duración del tratamiento, la naturaleza y finalidad del tratamiento, el tipo de datos personales, las categorías de interesados y los derechos y obligaciones de las partes.

Otras entidades del Grupo DHM

Los Datos Personales recogidos por las Unidades Hoteleras o por Discovery FHMI no se comparten con terceros sin el consentimiento del Cliente o Usuario, excepto en la situación indicada en el párrafo siguiente. No obstante, en caso de que el Cliente o Usuario contrate con las Unidades Hoteleras o con Discovery FHMI servicios que sean prestados por otras entidades responsables del tratamiento de datos personales, los Datos Personales podrán ser consultados o accedidos por dichas entidades, en la medida en que ello sea necesario para la prestación de los referidos servicios.

Discovery FHMI podrá transmitir o comunicar los Datos Personales respecto de los cuales es la entidad responsable del tratamiento a otras entidades del Grupo DHM, cuando dicha transmisión o comunicación sea necesaria a efectos de reorganización societaria, con el fin de garantizar la continuidad de la prestación de los servicios ofrecidos a los Clientes o Usuarios. En caso de que se produzca una transmisión de Datos Personales en estas circunstancias, haremos esfuerzos razonables para informar a los Clientes o Usuarios de dicha transmisión y garantizar que el cesionario utilice los Datos Personales transmitidos de forma coherente con la presente Política de Privacidad.

Otras entidades terceras

El Grupo DHM también puede comunicar los Datos Personales a entidades terceras fuera de su grupo empresarial cuando dichas comunicaciones sean necesarias o adecuadas, a la luz de la ley aplicable para el cumplimiento de obligaciones jurídicas u órdenes judiciales, y para responder a solicitudes de autoridades públicas o gubernamentales.

D. PLAZOS DE CONSERVACIÓN

El Grupo DHM conserva los Datos Personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en la presente Política de Privacidad en lo que respecta a la ejecución de la relación contractual con los Usuarios o Clientes, salvo disposición legal en contrario que exija un período de conservación más largo. A efectos de cumplimiento de obligaciones fiscales o contables, los Datos Personales se conservan durante un plazo de 10 años.

En cuanto a los Datos Personales recogidos sobre la base del consentimiento para el envío de comunicaciones de marketing, estos serán tratados hasta la retirada del consentimiento. Por otro lado, en lo que respecta a los datos tratados para la realización de encuestas de opinión, estos serán tratados mientras sean necesarios para la realización de dichas encuestas o hasta la retirada del consentimiento. Además, en lo que respecta a la grabación de llamadas a efectos de prueba de transacciones comerciales, los datos serán conservados durante un plazo de 90 días y, en el contexto de videovigilancia, durante un plazo de 30 días.

E. MEDIDAS TÉCNICAS, ORGANIZATIVAS Y DE SEGURIDAD IMPLEMENTADAS

Para garantizar la seguridad de los Datos del Cliente o Usuario y la máxima confidencialidad, tratamos la información que nos has proporcionado de forma absolutamente confidencial, de acuerdo con nuestras políticas y procedimientos internos de seguridad y confidencialidad, que se actualizan periódicamente según las necesidades, así como de acuerdo con los términos y condiciones legalmente previstos.

En función de la naturaleza, el ámbito, el contexto y las finalidades del tratamiento de los datos, así como de los riesgos derivados del tratamiento para los derechos y libertades del Cliente o Usuario, las Unidades Hoteleras y Discovery FHMI se comprometen a aplicar, tanto en el momento de la definición de los medios de tratamiento como en el momento del propio tratamiento, las medidas técnicas y organizativas necesarias y adecuadas para la protección de los Datos Personales y el cumplimiento de los requisitos legales.

Asimismo, se comprometen a garantizar que, por defecto, solo se traten los datos que sean necesarios para cada finalidad específica del tratamiento y que dichos datos no se pongan a disposición de un número indeterminado de personas sin intervención humana.

En cuanto a las medidas de seguridad de carácter general, el Grupo DHM adopta las siguientes:

• Auditorías periódicas destinadas a evaluar la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implementadas;
• Sensibilización y formación del personal implicado en las operaciones de tratamiento de datos;
• Seudonimización y cifrado de datos personales;
• Mecanismos capaces de garantizar la confidencialidad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas de información;
• Mecanismos que aseguren el restablecimiento de los sistemas de información y el acceso a los datos personales de forma oportuna en caso de incidente físico o técnico.

F. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES DE DATOS

The Personal Data processed by the DHM Group is not made available to third parties established outside the European Union. If, in the future, such transfer takes place in order to fulfil any of the purposes described above, the DHM Group undertakes to ensure that the transfer complies with the applicable legal provisions, namely with regard to determining the adequacy of that country in terms of data protection and the requirements applicable to such transfers.

G. PARTE FINAL

• G.1. MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

El Grupo DHM se reserva el derecho de modificar la presente Política de Privacidad en cualquier momento. En caso de modificación de la Política de Privacidad, también se actualizará la fecha de la última modificación, disponible en la parte superior de esta página. Si la modificación es sustancial, se colocará un aviso en el Sitio Web y también podremos notificarlo a los Clientes y Usuarios por escrito, a través de los datos de contacto que hayan sido facilitados al Grupo DHM.

• G.2. LEY Y JURISDICCIÓN APLICABLES

Cualesquiera litigios derivados de la validez, interpretación o ejecución de la Política de Privacidad, o que estén relacionados con la recogida, tratamiento o transmisión de Datos del Usuario, deberán someterse exclusivamente a la jurisdicción de los tribunales judiciales de la comarca de Lisboa, sin perjuicio de las normas legales imperativas aplicables.